Personlig datahåndtering

Databehandling af borgere, der er visiteret til kørsel hos HB-Care A/S

HB-Care A/S er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger og skal tilsikre, at persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Vores kontaktoplysninger er som følger:

HB-Care A/S
Korskildelund 2
2670 Greve
CVR-nr. 65864010
E-mail: kontakt@hb-care.dk
Telefon: 36 72 10 10

For spørgsmål om databeskyttelsesrettigheder og begæring om indsigt kontakt da venligst IT-administrator Behrouz Meshki pr. mail: databeskyttelse@hb-care.dk.

Kilder
HB-Care A/S indsamler såvel persondata fra borgerens bopælskommune, som visiterer befordringen, som fra borgeren direkte.

Behandling af persondata
HB-Care A/S behandler dagligt store persondata om borgerne. Dette er en nødvendig forudsætning for virksomhedens drift. I relation hertil modtager vi informationer om den enkelte borger for at kunne oprette og administrere kørslen. Endvidere benyttes informationerne i forbindelse med afregningen med bopælskommunerne eller regionerne, der skal betale for befordringen.

Retsgrundlaget for behandlingen af persondata er primært jf. GDPR artiklerne 6.1.b og 9.2.f.

Kategorier af persondata
HB-Care A/S behandler følgende kategorier af persondata om borgerne:
Almindelige persondata; indbefatter navn, adresse, e-mail og telefonnummer samt nærmeste pårørende.
Driftsmæssige persondata; indbefatter bl.a. oplysninger om de respektive ture til og fra bestemmelsesstedet, betalingsoversigter, behandling af klagesager m.v.
Følsomme persondata; indbefatter relevante oplysninger om helbredsforhold for den enkelte borger til brug for afdækning af behovet for hjælpemidler, ledsagere m.v. på de respektive ture.
Fortrolig persondata; CPR-nummer bruges kontraktuelt i forhold til visse kommuner for at sikre borgerens identitet, samt at vores oplysninger om borgeren er ajourførte.
Kommunikation af denne type data foregår altid krypteret.

Sletning af persondata
HB-Care A/S opbevarer ovenstående persondata så længe det er nødvendigt i forhold til de for-mål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af disse.
Borgere, der ikke har været aktive hos os de seneste tre år slettes pr. automatik pr. den 1. januar hvert år.
Korrespondance med aktive borgere opbevares i vores journalsystem og slettes pr. den 1. januar hvert år, når det er mere end fem år gammelt.

Videreformidling af persondata
HB-Care A/S deler borgerens personoplysninger eller dele heraf med pågældendes bopælskommune, taxa-vognmænd, der varetager kørsel på vegne af HB-Care A/S, samt vores databehandler Trapeze A/S, som driver vores transportplanlægningssystem. Der er indgået en databehandleraftale mellem HB-Care A/S og Trapeze A/S for at tilsikre at dataudvekslingen følger lovgivningen herfor.

Sikkerhed
HB-Care A/S beskytter borgerens persondata og har interne regler om datasikkerheden, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, samt mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Ansvaret for datasikkerheden ligger primært i HR og IT, herunder:
• Lagering af og kontrol med data;
• Sikker transmission og intern behandling af persondata; samt
• Sletning og/eller anonymisering af persondata.

Klager
Såfremt borgeren ikke er tilfreds med vores behandling af pågældendes personoplysninger, er denne altid velkommen til at kontakte os via kontaktoplysningerne ovenfor.
Man har også ret til at klage til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk.

Privatlivspolitik for medarbejdere i HB-Care A/S

HB-Care A/S er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger og skal tilsikre, at persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Vores kontaktoplysninger er som følger:

HB-Care A/S
Korskildelund 2
2670 Greve
CVR-nr. 65864010
E-mail: kontakt@hb-care.dk
Telefon: 36 72 10 10

For spørgsmål om databeskyttelsesrettigheder og begæring om indsigt kontakt da venligst IT-administrator Behrouz Meshki pr. mail: databeskyttelse@hb-care.dk.

Behandling af persondata
HB-Care A/S anvender data om vores medarbejdere for at tilsikre en korrekt forvaltning af ansættelsesforholdet. De data, vi anvender, omfatter almindelig persondata med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål, herunder:

Relevant persondata
Vi behandler kun data om medarbejderen, der er relevante og tilstrækkelige i relation til ansættelsesforholdet som f.eks. kontaktdata, nærmeste pårørende, kontonummer m.v. Formålet er afgørende for, hvilken type data om medarbejderen, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger eksempelvis ikke flere data end dem, vi har brug for til det konkrete formål.

Nødvendige persondata
Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nød-vendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

Kontrol & opdatering af persondata
Vi kontrollerer at de persondata, vi behandler om medarbejderen, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere medarbejderens persondata løbende.
Da vores service er afhængig af, at medarbejderens data er korrekte og opdaterede, bedes medarbejderen oplyse os om relevante ændringer i pågældendes data, når det er aktuelt. I givet fald benyttes kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os disse ændringer.

Sletning af persondata
Vi sletter medarbejderens persondata, når de ikke længere er nødven-dige i forhold til de formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af disse.

Løndata på fratrådte medarbejdere slettes først efter fem kalenderår a.h.t. SKAT.

Ansøgninger til stillinger i HB-Care A/S slettes løbende, og senest når de er seks måneder gamle.

Indhentning af samtykke
Vi indhenter altid medarbejderens samtykke, inden vi behandler dennes persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor – med mindre vi har et lovligt grundlag for at indhente dem. Vi vil i givet fald oplyse medarbejderen om et sådant grundlag samt om vores legitime interesse heri.
Medarbejderens samtykke er frivilligt, og denne kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende sig til os via kontaktoplysningerne ovenfor.

Videreformidling af persondata
Ved videreformidling af persondata til samarbejdspartnere og andre aktører, bl.a. til brug for markedsføring, vil vi altid indhente medarbejderens samtykke og informere denne om formålet hermed. Medarbejderen kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse, og kan endvidere frabede sig henvendelser i markedsføringsøjemed i CPR-registeret.

Vi indhenter ikke medarbejderens samtykke, såfremt vi er retligt forpligtet til at videregive pågældendes persondata – f.eks. i relation til indberetninger til myndighederne.

Retsgrundlaget for behandlingen af persondata er primært jf. GDPR artikel 6.1.a.

Sikkerhed
HB-Care A/S beskytter medarbejderens persondata og har interne regler om datasikkerheden, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter pågældendes persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, samt mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Ansvaret for datasikkerheden ligger primært i HR og IT, herunder:

  • Lagering af og kontrol med data;
  • Sikker transmission og intern behandling af persondata; samt
  • Sletning og/eller anonymisering af persondata.

Rettigheder
Som medarbejder i HB-Care A/S har medarbejderen til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi har på pågældende, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Medarbejderen kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer pågældendes persondata, samt hvem der modtager disse data såvel internt som eksternt.

Såfremt medarbejderen mener, at de persondata vi behandler om pågældende er unøjagtige, har medarbejderen ret til at få dem rettet. I givet fald skal pågældende henvende sig til os og oplyse, hvori unøjagtigheden består, samt hvordan de bør rettes.

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette medarbejderens persondata. Dette gælder f.eks.:

  • Hvis pågældende trækker dit samtykke tilbage;
  • Hvis pågældende mener, at dennes data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til; eller
  • Hvis pågældende mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når medarbejderen henvender sig med en anmodning om at få rettet eller slettet pågældendes persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt. Er dette tilfældet, foretager vi ændringerne eller sletter pågældendes persondata så hurtigt som muligt. Medarbejderen kan gøre brug af sine rettigheder ved henvende sig til os via kontaktoplysningerne ovenfor.

Man kan læse mere om medarbejderens rettigheder i vejledningen fra Datatilsynet.

Klager
Såfremt medarbejderen ikke er tilfreds med vores behandling af pågældendes personoplysninger, er denne ligeledes altid velkommen til at kontakte os via kontaktoplysningerne ovenfor.

Man har også ret til at klage til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk.